Zarządzenie Nr 21/11 z dnia 2011-02-25 w sprawie wskazania sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych, wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek, które nie są otwierane w biurze podawczym Urzędu Miejskiego w Michałowie
| Data wydania | 2011-03-07 |
|---|---|
| Tytuł | Zarządzenie Nr 21/11 z dnia 2011-02-25 |
Znak: OR. 0052. 21. 2011
ZARZĄDZENIE Nr 21/11
Burmistrza Michałowa
z dnia 25 lutego 2011 roku
w sprawie wskazania sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych, wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia listy rodzajów przesyłek, które nie są otwierane w biurze podawczym Urzędu Miejskiego w Michałowie
Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i § 16 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z. dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych /Dz. U. Nr 14 poz. 67/ zarządzam, co następuje:
§1
Wprowadzam do stosowania w Urzędzie Miejskim w Michałowie czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw.
§2
Wyznaczam koordynatora czynności kancelaryjnych w osobie Pana Andrzeja Pycha podinspektora ds osobowych, obrony cywilnej i spraw obronnych wykonującego czynności archiwisty zakładowego do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.
§3
1Biuro podawcze otwiera wszystkie przesyłki przeznaczone dla Urzędu Miejskiego w Michałowie , z wyłączeniem:
1) o klauzuli „poufne" i „zastrzeżone" (zakaz otwierania dotyczy drugiej, wewnętrznej koperty), którą za pokwitowaniem przekazuje Kierownikowi Kancelarii Tajnej .
2) adresowanych:
a) do poszczególnych pracowników, które mogą być dodatkowo oznaczone stosownym zastrzeżeniem ( np. „do rąk własnych", „w sekretariacie nie otwierać", itp.)
3) pieniężnych i wartościowych,
4) ofert przetargowych,
5) ofert w konkursach ogłoszonych przez Burmistrza Michałowa.
6) ofert kandydatów w naborze na stanowiska pracy,
2. Po otwarciu przesyłki biuro podawcze sprawdza czy:
1) do pisma dołączona jest podana w nim liczba załączników,
2) wewnątrz znajdują się wszystkie pisma ,których znaki umieszczone na kopercie lub opakowaniu
3. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim .Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, należy dokonać odpowiedniej adnotacji na kopercie lub opakowaniu
§ 4
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy
§ 5
Traci moc zarządzenie nr 49 /03 Wójta Gminy Michałowo z dnia 7 listopada 2003 roku w sprawie przyjęcia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy Michałowo
§ 6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2011 roku
Burmistrz Michałowa
Marek Nazarko
Metryka strony
